三菱総研ＤＣＳ シェアードサービス部BPO推進グループ石田です。
昨年の5月から6月にかけて、過去の投稿で『ペーパーレス総合支援サービス』についてご紹介させていただきましたが、
今回は、実際にサービスを発注してくださったお客様の声をご紹介します。
経緯
とある建設業のお客様より最初にご相談いただいたのは、昨年のことでした。
「フロアを占拠している段ボールを何とかしたい」「社内でもデジタル化を検討したい」といった二つの課題に対する解決手段として電子化に興味を持たれていました。
当初は費用が高いとの声をいただきましたが、その費用を上回るほどの価値が提供できることを丁寧に説明しました。他社の導入事例のご紹介や、どういった観点から電子化を検討すればいいか、などをテーマに、数回にわたりディスカッションを行ったのです。
サンプル文書をトライアルで電子化
ディスカッションを経て分かったことは、お客様の中で電子化後のデータのイメージが曖昧なままである、ということでした。そこで、実際に数箱スキャニング、データ化したものを、お客様自身で確認いただくことを考えました。ご提案したところお客様からも意欲的なご回答をいただけたため、早速トライアルを実施しました。
～トライアルとは？～
電子化のイメージが湧かないお客様や、PDFデータの出来栄えを知りたいお客様に向けて、お手軽に電子化を実施させていただくことを指します。1～2箱の文書を対象にいくつかの要件で電子化することで、お客様により具体的なデータの活用方法を実体験していただくことを目的としています。
弊社でできるいくつかの電子化パターンを体験していただこうと、文書種類ごとに要件を変えてスキャニングしました。参考までに、パターン表を掲載します。
実施結果である成果物（PDFデータ）を納品したところ、確認したお客様から「画像がきれい」「検索しやすく、とても使いやすい」等の高い評価をいただきました。電子化の効果を実感していただいたことがきっかけとなり、文書電子化の発注をいただくことができました。
お客様の感想
ここで、お客様から実際にいただいた声をご紹介します。
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
全然、こっちの方がいい！
電子化する前、文書はオフィスに全量保管していました。かなりのスペースを取っていたこともあり、有効活用について取引銀行に相談したのがきっかけでした。加えて同時期に社内でデジタル化を検討していたため、まずは紹介いただいた文書電子化の話を聞こうと思ったのです。
いざ見積もりをいただいたら、予想以上に値段が高くて悩みました。元々、過去の資料を見返す頻度は低く、似たような工事やトラブルがあった時に確認する程度でした。
率直に価格感についてＤＣＳさんに相談したところ、「まずはお試しで何箱が電子化してみませんか」と提案いただきました。
電子化は意外とあっさり終わりました。
現場担当者も交え早速PDFデータを確認したところ、
「画像もきれいで検索しやすい！」
「全然こっちの方がいいです！」
このような予想外の声があがり、正直、驚きました。
最初はデジタル化後の具体的なイメージが持てず、どうにも不安でした。ＤＣＳさんから他社事例や、追加の対応などを教えていただき、実際にトライアルをすることで現場担当からの率直な意見も聞けました。こうしたことを踏まえて、私たちも電子化に踏み切ることにしたのです。
当初は1番安価なスキャニングのみにしようと思ってましたが、ＤＣＳさんから不要資料の電子化はせず、必要なものだけやりましょう、と提案いただきました。全体の数を減らしたこともあり、ファイル名付与やＯＣＲ化などの要件を追加しても、当初の見積額以内で正式に電子化を依頼することができました。
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
お客様の声を受けて
電子化に対してイメージのわかないお客様が多く、蓄積される紙文書に課題意識は持っていても踏み切れない方が多いのでは、という印象を受けました。
「やってみたら思った以上に便利だった」との評価をいただけたことは、文書電子化の担当者としても大いに嬉しく思っております。
弊社のペーパーレス総合支援サービスは、お客様の要望や課題に適応すべく、様々な電子化パターンをご提供しております。
重要情報や個人情報などの電子化においては、弊社東京ビジネスセンターの高セキュリティ―環境であることや金融機関の実績を高く評価いただいております。
テレワーク環境の整備や、業務効率化、ＤＸ推進のはじめの一歩、など施策推進の狙いに応じた解決策を、是非ご一緒に検討させてください。
過去の投稿
【ペーパーレス総合支援サービス①】～このサービスを立ち上げた経緯～
【ペーパーレス総合支援サービス②】～紙資料の現状把握は大切です！～
【ペーパーレス総合支援サービス③】～作業の見通しを立てて、みんなでやりきる～
【ペーパーレス総合支援サービス④】～サービス名は「やっぱスッキャな～」！？～
