【ペーパーレス総合支援サービス③】~作業の見通しを立てて、みんなでやりきる~

三菱総研DCS シェアードサービス部BPO推進グループ高須です。
DCSの『ペーパーレス総合支援サービス』についてご紹介します。
3回目となる今回は、「電子化案件の作業計画・段取りの苦労」についてご紹介します。

    目次
  1. お客様のペーパーレスを成功に導くための後方支援
  2. ご支援する上で苦労するところ
  3. お預かりした紙文書の驚いたランキング
  4. 掲載済み分と、今後の掲載予定


お客様のペーパーレスを成功に導くための後方支援

ペーパーレス化は、大半のご担当者は他の業務もこなしつつ、また初めて対応することばかりで、 問題点や解決策が不透明なまま失敗に終わってしまう事例もあるようです。
ここでよくある失敗事例をご紹介します。

そんな中、私たちDCSは、過去案件の事例・経験をもとに、以下のようなご支援、テンプレートなどをご用意しています。 これらを元に、案件状況に応じてお客様とご相談しながら対応します。

<DCSがご提供する支援作業やテンプレート例>
・プロジェクト推進のご支援(現場説明会,資料梱包,資料廃棄 等)
・バラシ作業[1]の事前ルール(形態に応じた処理方法)
・個別引き戻し手順(運用方法・手順書)
・マスタースケジュール(搬送・電子化・納品などの予定箱数を計画化)
・試行対応、文書管理システムのデモ紹介

[1]バラシ作業スキャニング前に行う文書の解体・補正作業

ご支援する上で苦労するところ

このように支援作業やテンプレートは整備していますが、それでもやはり、計画通りの遂行は難しいと痛感しています。

電子化案件は以下のようなところで苦労することが多いです。
・ プロジェクト承認に苦労し、作業開始ができず、期限がせまってくる
・ 業務等の突発的な都合でスケジュール通りにお客様の拠点から紙資料が持ち出せない
・ バラシ作業に時間がかかってしまう
・ 紙資料を持ち出した後、急にその資料が必要になり、個別戻しが発生
・ 想定以上に廃棄資料が多くなり、資料廃棄作業に手が回らない


他にも多くの苦労がありましたが、 私たちは常にお客様に寄り添い、お客様と一緒に乗り越えてきました。
私共はお客様とのコミュニケーションが何よりも重要であると考えています。

お預かりした紙文書の驚いたランキング

ここで、バラシ作業の中で出会い、私が驚いた紙資料のランキングです!


 3位 A3折りたたみ資料
    それはそれはとても綺麗に折りたたまれたA3資料がどっさりありました。
    A3対応スキャナーのオートフィーダーを使えば自動でできます。

 2位 A3よりも大きな資料
    セロテープでつなげた大作や、図面などは、部分ごとにコピー機で
    A3サイズにしてスキャナーで読み込みました

 1位 昭和初期に半紙に筆で書かれた巻物
    紙が劣化していて取り扱いに注意が必要でした。
    2位と同じ手順で電子化しました。

掲載済み分と、今後の掲載予定

次回は最終回です。初期のころに考えたサービス名を、ご紹介いたします。

【ペーパーレス総合支援サービス①】~このサービスを立ち上げた経緯~
【ペーパーレス総合支援サービス②】~紙資料の現状把握は大切です!~
【ペーパーレス総合支援サービス③】~作業の見通しを立てて、みんなでやりきる~
【ペーパーレス総合支援サービス④】~サービス名は「やっぱスッキャな~」~