【ペーパーレス総合支援サービス①】~このサービスを立ち上げた経緯~

三菱総研DCS シェアードサービス部BPO推進グループ高須です。
これから4回にわたり、DCSの『ペーパーレス総合支援サービス』についてご紹介します。
初回は、このサービスを立ち上げた経緯をお話します。

    目次  
  1. ペーパーレス総合支援サービスとは
  2. 背景・経緯
  3. サービス内容の検討
  4. 今後の投稿予定


ペーパーレス総合支援サービスとは

この『ペーパーレス総合支援サービス』とは、紙ベースでのフローをオンライン化し、刻々と変化するビジネス環境に適した環境構築をお手伝いするものです。
昨今のコロナウイルス対策によって、在宅勤務が推奨されていますが、やはりペーパーレスが前提となってきます。
私共は文書の電子化を軸として、方針検討から入り、進め方の検討、現場の保有文書の仕分け作業、電子化後のデータ活用における最適なソリューション提案まで総合サービスとして提案しております。

背景・経緯

発端は、お客様のオフィス移転が間近に迫る中、移転先でのスペース捻出の問題やBPRの観点で多角的なデータ活用の検討等、課題が盛り沢山の状況下、まずは目の前にある多くの紙資料をどうにかしたいと切羽詰まった状況でのご相談からでした。
・3ヵ月後に引っ越さなければならない
・引越先のスペースが狭くなる為、大量に保管する紙資料をどうにかしないと引っ越せない
・紙資料は電子化し、廃棄できないものを倉庫預けにしたいが 現在の総量を把握していない
・平日日中は業務繁忙で、自分たちだけでは電子化作業ができない

サービス内容の検討

さっそくDCS社内で業務改善やBPO運用設計のエキスパートが集まり、集中検討を行いました。 出されたアイデアは以下の通りです。
 【検討項目】  ⇒このブログで連載していきます!
  ①現状保管されている紙資料のボリューム把握
  ②電子ファイル名の設定方法
  ③様々な形態・状態の紙資料の取り扱い方法
  ④作業計画の立て方、進捗管理のやり方
  ⑤サービス名称
課題解決を支援させていただく中で、色々なアイデアを考え、工夫しながら『ペーパーレス総合支援サービス』を作り上げていきました。
次回からは、検討項目に関する運用ノウハウをご紹介していきます!

今後の投稿予定

【ペーパーレス総合支援サービス②】紙資料の現状把握は大切です!
【ペーパーレス総合支援サービス③】作業の見通しを立てて、みんなでやりきる
【ペーパーレス総合支援サービス④】サービス名は「やっぱスッキャな~」