【ペーパーレス総合支援サービス②】~紙資料の現状把握は大切です!~

三菱総研DCS シェアードサービス部BPO推進グループ高須です。
DCSの『ペーパーレス総合支援サービス』についてご紹介します。
2回目となる今回は、ペーパーレス推進における「現状把握の工夫」をお話しします。

    目次  
  1. 紙資料の量はどうやって把握するの?
  2. 現在の保管量を把握するためには
  3. 効率化ツール~QRコードの運用~
  4. 掲載済み分と、今後の掲載予定


資料の量はどうやって把握するの?

紙資料のボリュームを把握するための単位は、下記のように様々なものがあります。
 ・枚数
 ・ファイルメーター(書類を積み上げた厚みをメートル単位であらわす)
 ・パイプ式ファイル数
 ・キャビネット数・棚数
 ・ワゴン数
 ・箱数

私たちは概算見積のときに、「箱数」を基準として利用しています。
また、キャビネット 1台=10箱、袖机 1台=2箱 として換算します。

電子化する際は紙資料を段ボール箱に入れて搬出します。後工程においても箱ごとに処理していくため、この「箱数」を基準としました。(1箱=約3,000枚)
倉庫預けとなる時も段ボール箱に入れるため、お客様もイメージしやすい単位です。

現在の保管量を把握するためには

執務室や保管室を見せていただけると、ざっと現状の保管量を試算することができます。
お客様の業務内容や資料の用途、プロジェクトの目的などより、
 1.電子化対象にするもの
 2.倉庫預けにするもの
 3.廃棄するもの
の概算ボリュームを過去実績ご提示することも可能です。

見積精度を高めたいときは、『棚卸管理台帳』の作成をご提案しています。
現地でキャビネットを開け、パイプ式ファイルの背表紙を写真撮影し、背表紙名をExcelの『棚卸管理台帳』として作成します。



資料を管理されるご担当者様に、この棚卸管理台帳にて、ファイル単位での仕分け
(上述1~3の識別)を行っていただくことで、ボリュームが明確になります。

効率化ツール~QRコードの運用~

<QRコード運用は何のために使っているの?>
QRコードを付与することで、手作業でのファイル名付与するものを自動付与をし効率化を実現しています。

<QRコード運用の流れ>
1.棚卸管理台帳を作成する
2.棚卸管理台帳マクロで仕分シートを印刷する
  ・仕分シートとは後工程で使うためのものです
  ・電子化する紙資料の塊の上にこの仕分シートを置きます
3.スキャニング工程では、仕分シートを先頭に置いてスキャナーで読み取り、
  ファイル名はQRコードの内容から自動でセットします。

※電子ファイルを探すときに重要なキーとなるファイル名を前工程(棚卸管理台帳)で作成することによって、ご担当者様による確認がしやすくなり、品質が向上します! 
QRコードを活用したちょっとした工夫ですが、効率と品質を高めることができています。
今後も新しい技術を、安心・確実に業務へ取り入れていきます!

次回は電子化案件の作業計画・段取りの苦労について、ご紹介いたします。

掲載済み分と、今後の掲載予定

【ペーパーレス総合支援サービス①】~このサービスを立ち上げた経緯~
【ペーパーレス総合支援サービス②】~紙資料の現状把握は大切です!~
【ペーパーレス総合支援サービス③】~作業の見通しを立てて、みんなでやりきる~
【ペーパーレス総合支援サービス④】~サービス名は「やっぱスッキャな~」~