【ペーパーレス総合支援サービス④】~サービス名は「やっぱスッキャな~」!?~

三菱総研DCS シェアードサービス部BPO推進グループ高須です。
DCSの『ペーパーレス総合支援サービス』についてご紹介します。
最終回となる今回は、このサービスの生い立ちとこれからの抱負についてご紹介します。

    目次
  1. 記念すべき第1号案件の思い出
  2. 今後の抱負
  3. 掲載済み分


記念すべき第1号案件の思い出

「ペーパーレス総合支援サービス」の第1号案件は、お客様の移転を4か月後に控えたタイミングでのご相談でした。
当社で何ができるか?を検討するところからスタートしましたが、短期決戦で電子化作業を行い、お客様拠点の引越しを予定通りに完了させることができました。

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4月中旬:引越課題のご相談、プロジェクトの開始
以前より業務改善におけるシステム導入等でご相談を頂いていましたが、
突如、「引っ越しを直前に控えこの紙文書の全ては持ち出せない!」
とのご相談を頂きました。すぐに関係者を収集し、夜な夜な対応策の検討を開始しました。

5月上旬:棚卸管理台帳の作成
現状を把握するために、GWの誰もいないお客様のオフィスに伺い、全てのキャビネット内を写真に収め、管理台帳を作成しました。
静寂に包まれたオフィスの中で千本以上のキャビネットを黙々と撮影する光景はとても異様なものでした。

6月:各現場での紙資料の仕分け、当社へ文書を持ち出し
各現場のお客様にはとにかく電子化するものと廃棄する紙文書を仕分けをし、電子化するものについては発送準備を進めていただくとともに、廃棄するものについては金具やクリップを分別し、オフィスから徹底的に紙文書をなくしていきました。

7~8月:電子化作業
順次送られてくる紙文書をお客様と決めたルールに基づき、急いで電子化を行いました。

8月末:お客様拠点の引越し完了
新しいオフィスに必要な紙文書とデータを納品し、無事通常業務を開始されました。
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4か月間、お客様と一丸となって、ゼロからノウハウを集め作り上げてきました。
その経験から、他のお客様からのご相談を頂く機会が増え、正式なサービス化を図るべくサービス名を考えることにしました。

新サービスの名称とあって、新入社員から部長まで、担当者全員で頭を柔らかく、多くのアイデアを出し合いました。

「やっぱ、スッキャな~♪」→ スキャナーと好きを重ねて
「電子化執事」→ お手伝いの意味を込めて
「文書航海」→ 文書の海を渡るイメージで
「すきゃんしー」→ スキャナーと好きなキャラクターを重ねて

最後は第1号案件にてお世話になったお客様にご相談し「文書電子化サービス」でサービスをスタートしました。

その後、多くのお客様の問題解決をする中でご提供できるサービスの範囲も広がり、
現在では『ペーパーレス総合支援サービス』という名称に変更しサービスを提供しています。

今後の抱負

今回、予想だにもしなかった世界的な問題にまで拡大した新型コロナウイルスの影響は
日本の今後の働き方を大きく変える転換期となることと思います。国の法制度の改正や企業におけるテレワークの普及率も、更に加速するのではないでしょうか。
そのような状況下で、今ある紙文書がただの紙切れとなるのか、それとも企業の情報資産となるのか。
現在ではAI等最新の技術をを使って高度なデータ分析やデータ活用を行う企業も増えていますが、紙文書の電子化はあくまでそのスタート地点でしかありません。
私たちはお客様の目指す姿に、ITとBPOサービスを掛け合わせたトータルソリューションで問題を解決します。
今後も更なる飛躍を目指しサービスを拡大していきますので、何かお困りのことがあればご相談を頂ければ幸いです。

連載投稿は以上となります。
つたない文章を読んでくださり、ありがとうございました。

掲載済み分

【ペーパーレス総合支援サービス①】~このサービスを立ち上げた経緯~
【ペーパーレス総合支援サービス②】~紙資料の現状把握は大切です!~
【ペーパーレス総合支援サービス③】~作業の見通しを立てて、みんなでやりきる~
【ペーパーレス総合支援サービス④】~サービス名は「やっぱスッキャな~」!?~