はじめに
三菱総研ＤＣＳでHR系アウトソーシングサービスを担当している 遠藤です。
年末調整もはじまり、人事担当者の皆様には頭の痛い季節になりました。
HR系アウトソーシングサービスの中でもご評価が高い年末調整サービスについて実務を担当している私から「苦労話」を織り交ぜてご紹介させていただきます。
⇒HR系アウトソーシングサービスの概要はこちらをクリックしてご参照ください
目次
- 従業員とのやり取りはＤＣＳにお任せ！
- コロナ禍で高まるニーズ！
- 困った時の問い合わせはＤＣＳにお任せ！
- 自宅から直接郵送可能！書類回収はＤＣＳにお任せ！
- 申告誤っても大丈夫！訂正はＤＣＳにお任せ！
- さいごに
1. 従業員とのやり取りはＤＣＳにお任せ！
基本型とは、人事担当者の代わりに「書類をチェックしデータ訂正」するサービスです。
2003年開始から20年間のサービス実績があります。一方で「問い合わせ、書類回収・発送」といった従業員とのやり取りは人事担当者に残っており「どうせならココも一緒にやってほしい」とのご要望から、2016年に「従業員対応サービス」を開始しました。
以下3つの業務を提供し、人事担当者の皆様の業務負荷軽減に貢献しています。
1）ヘルプデスク（Web年末調整システムの操作、年調関連（税法知識等）の照会）
2）従業員からの提出書類をＤＣＳが直接郵送受付及び郵送時の照会
3）提出書類の不備・不明点を人事担当者を通さずＤＣＳが直接従業員へ照会し訂正する
なお、サービス拠点の札幌で実施しており、私はサービス期間中（10月中旬から12月中旬）の2か月間、長期出張しています。
2. コロナ禍で高まるニーズ！
具体的な数字は非公表ですが、コロナ過でテレワークが日常となり、
●書類受け取りや提出だけで会社に出勤したくない
●従業員が会社に出勤していないので、連絡が取りづらい・書類回収が難しい
といった環境変化から、「従業員対応サービス」のニーズが高まりました。
「従業員とのやり取りを今よりもっと任せたい」とお考えであれば、是非当社サービスをご検討ください。
3. 困った時の問い合わせはＤＣＳにお任せ！
従業員対応サービスの1つに「ヘルプデスク」があります。従業員の皆様からメール・電話でご質問を受けるのですが、ヘルプデスク側の私としては「問い合わせ増加は嬉し恐しの表裏一体」です。従業員の方と「直接会話し、困り事を解決する喜び」と「お待たせせずに分かりやすくご案内する難しさ」の狭間で、日々鳴りつづける電話で心拍数も絶好調です。
私情はさておいて、従業員の皆様の疑問を解決する3つの仕組みも提供しています。
ＤＣＳの社員の皆様もご活用いただき、問い合わせ削減にご協力ください（笑）
＜解決する仕組み・・・その1＞
●Web年末調整システム入力画面にヘルプ機能搭載
困った時には？マークをクリック！入力項目ごとに詳細なヘルプガイドが表示されます。
＜解決する仕組み・・・その2＞
●チャットボット機能搭載
早朝・お仕事の合間・深夜など、時間を気にせず質問できる機能が「チャットボット」です。よくある質問からご自身で不明点を解決可能です。
＜削減する仕組み・・・その3＞
●入力をサポートする動画配信機能搭載
「百聞は一見に如かず」基本的操作が8分程度の動画で学べます。まだコンテンツは少ないですが、お役に立てる動画配信をこれからも拡充していきます。
4. 自宅から直接郵送可能！書類回収はＤＣＳにお任せ！
テレワークが日常となり「書類提出や受け取りの為、わざわざ出勤したくない」
そんな時こそ、当社の従業員直接郵送受付サービスの出番です！
Web年末調整を自宅で入力し、書類も自宅からＤＣＳへ直接郵送できます。
もちろん、Web年末調整は「スマホ」対応です！
上の図は、Web年末調整システムにスマホでログインした画面です。PCと同様の画面遷移で違和感なくスマホ入力可能ですが、問題は書類印刷です。会社に出社して印刷される方もいますが、スマホ操作に慣れている方は、ご自宅のプリンターでダイレクト印刷、あるいはコンビニ等のネットプリントサービスを利用する方もいます。
ということで、コンビニプリントやってみました。私はiPhoneで数分程度で手続き完了（※スマホ用アプリインストール必要）。
一方で上の図のように「pdf保存はsafariでログインが必要」に気付くのに1時間を要し、これが最大の難関でしたが、わかっていれば時間は必要ありませんでした。
やればできる！！
自宅から直接郵送できるという便利さがある一方で、受取り側である私が一番恐れている問い合わせ・・・。「書類が足りないと連絡きたが、私は郵送した！」これが私が勝手に命名した「書類送った・送っていない」問題です。大半が「締め切り日までに到着しなかった」「実は郵送していなかった」で終わるのですが、それでも解決しない場合は、大捜索開始です。仕事場の「キャビネットや机」「処理が終わって倉庫へ保管した数百の段ボールの中にある数万の空封筒」から1通の封筒・書類を探すという一大事で、緊張が走ります。
（ちなみに、サービス期間中、お預りした資料は安全保管しており、紛失しない仕組みですのでご安心を）
5. 申告誤っても大丈夫！訂正はＤＣＳにお任せ！
人事担当者の方は「従業員の申告書のチェックの大変さを思い出し、憂鬱になる」
従業員の方は「自分の申告内容は合っているのか心配になる」ことはありませんか？
当社サービスは「お客様へシステムを提供するのみ」ではありません。
ご安心ください。直接従業員の方へ問い合わせし、申告不備訂正まで行います。
ＤＣＳから従業員の皆様へ、おひとりずつ数千件の問い合わせのメールを配信し、その返信に対し1件も漏れなくやり取りするのが私たちの責任であり「売り」なのですが、本音は「なかなか厄介」です。当社では「専用メールツール」を開発し、効率化と処理漏れ防止を図っているものの、すべてツールでとはいかず・・・「喜んでもらえているはず・・・」だけがエネルギー源なのです。
6 さいごに
私が所属する部署は「人がやって面倒くさい」ことを「プロセス標準化と専門スキル人材を沢山集めて安価に代行」することが「強み」です。
一方で、環境変化も激しく「強み」を「強み」として継続するにも変化が求められます。
①コロナ過で「人」が集まらない・3密回避で作業スペースが不足
②RPAやAIチャットボット等の技術進化
③電子化の流れ 政府の電子化・DX推進の未来
「マルチデバイス対応」「年末調整控除証明書の電子化対応」といった手は順次打っているものの、社会環境変化は止まりません。私の現在のミッション「地方税の個人通知の電子化」対応もその1つで、サービス創出に挑戦できるワクワク感もあり、環境変化に取り残されないようアンテナを張り巡らせたいと思います。
HR系アウトソーシングサービスの進化を通じて、私自身も成長していけたらサイコーです。
